جلسات بخشی ضروری از گردش کار هر سازمان یا تیم است. هنگامی که جلسات به طور کارآمد و مؤثر برگزار شود، می تواند منجر به افزایش بهره وری، بهبود ارتباطات و تصمیم گیری بهتر شود. برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن جلسات خود، این هشت مرحله را دنبال کنید:

1. هدف و مقاصدرا تعریف کنید

قبل از برنامه ریزی یک جلسه، تعیین هدف و اهداف آن بسیار مهم است. از خود بپرسید که امیدوارید از طریق جلسه به چه چیزی برسید. آیا به دنبال طوفان فکری، تصمیم گیری، ارائه به روز رسانی یا حل مشکلات هستید؟ تعریف واضح هدف و اهداف به تعیین لحن و ساختار جلسه کمک خواهد کرد.

2. ایجاد یک دستور کار

دستور کار نقشه راهی است که موضوعات مورد بحث در جلسه را مشخص می کند. این کمک می کند تا بحث متمرکز شود و اطمینان حاصل شود که تمام نکات لازم پوشش داده شده است. هنگام ایجاد یک دستور کار، برای هر مورد، بازه های زمانی خاصی را در نظر بگیرید تا از انحرافات غیر ضروری جلوگیری کنید و زمان کافی را برای موضوعات مهم اختصاص دهید.

3. دعوت از شرکت کنندگان مربوطه

فقط از افرادی دعوت کنید که مستقیماً در موضوعات مورد بحث مشارکت دارند یا می توانند به طور معناداری در آن مشارکت داشته باشند. شامل شرکت کنندگان غیر ضروری می تواند منجر به جلسات طولانی تر و کاهش بهره وری شود. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان دستور کار را از قبل دریافت کرده اند تا بتوانند با آمادگی حاضر شوند.

4. مواد قبل از جلسهرا آماده کنید

برای استفاده بهینه از زمان جلسه، هرگونه مطالب یا اسناد مربوطه را از قبل توزیع کنید. این به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا اطلاعات را از قبل بررسی کنند و بحث‌های آگاهانه‌تری را در طول جلسه ممکن می‌سازد. ارائه مطالب قبل از جلسه همچنین تضمین می کند که همه در یک صفحه هستند و زمان تلف شده برای رسیدن به نتیجه را به حداقل می رساند.

5. تسهیل مشارکت فعال

در طول جلسه، مشارکت فعال همه شرکت کنندگان را تشویق کنید. یک محیط حمایتی ایجاد کنید که در آن همه احساس راحتی کنند تا افکار و ایده های خود را به اشتراک بگذارند. از تسلط بر مکالمه خودداری کنید و به همه فرصت های مساوی بدهید تا مشارکت کنند. شرکت کنندگان را با پرسیدن سؤالات باز و جستجوی نظرات آنها درگیر کنید.

6. Keep Time in Check

یکی از رایج ترین چالش ها در جلسات مدیریت زمان است. برای اطمینان از اینکه جلسه در مسیر درست باقی می ماند، برای هر موضوع دستور کار محدودیت زمانی تعیین کنید و به آنها پایبند باشید. اگر موضوعی بیش از حد انتظار نیاز به بحث دارد، برای بررسی عمیق تر موضوع، جلسه جداگانه ای را برنامه ریزی کنید. با شروع و پایان به موقع جلسه به وقت همه احترام بگذارید.

7. سند تصمیمات و موارد اقدام

یک نفر را مأمور کنید تا در طول جلسه صورتجلسه بگیرد و تصمیمات کلیدی گرفته شده و اقدامات تعیین شده را مستند کند. این صورتجلسات به عنوان مرجعی برای جلسات آینده عمل می کند و اطمینان می دهد که همه مسئولیت های خود را روشن می کنند. برای ارتقای مسئولیت پذیری و پیگیری، پس از جلسه، صورتجلسه را با همه شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید.

8. ارزیابی و بهبود

پس از هر جلسه، زمانی را برای ارزیابی اثربخشی آن اختصاص دهید. ارزیابی کنید که آیا اهداف برآورده شده است، آیا دستور کار دنبال شده است یا خیر، و آیا شرکت کنندگان در بحث ارزش پیدا کرده اند یا خیر. از بازخورد شرکت کنندگان برای شناسایی زمینه های بهبود و انجام تنظیمات لازم برای جلسات آینده استفاده کنید.

با پیروی از این هشت مرحله، می توانید کارایی و بهره وری جلسات خود را افزایش دهید و منجر به نتایج بهتری برای تیم یا سازمان خود شوید.